Fundacja Ośrodek Wspierania Ekologii
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Fundacja Ośrodek Wspierania Ekologii, ul. Świętego Rocha 11/1 lok. 407, 15-897 Białystok, KRS 0000409246, NIP 5423223862, REGON 200676168, e-mail: biuro@ozeon.com.pl, tel. +48 85 732 22 72.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem biuro@ozeon.com.pl.
2. Zakres i cele przetwarzania
Za pośrednictwem formularza kontaktowego Fundacja przetwarza dane osobowe obejmujące imię, adres e-mail, temat oraz treść wiadomości. Dane te wykorzystywane są w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, prowadzenia korespondencji oraz, w uzasadnionych przypadkach, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. W przypadku korespondencji związanej z zawarciem lub realizacją umowy zastosowanie może mieć również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Formularze rejestracji na konferencje i inne wydarzenia
Fundacja może przetwarzać dane osobowe uczestników konferencji, warsztatów, szkoleń, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych w ramach swojej działalności statutowej. Zakres przetwarzanych danych może obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, pełnioną funkcję, nazwę reprezentowanej instytucji, wybraną formę uczestnictwa oraz informacje związane ze zgłoszeniem.
Dane osobowe przetwarzane są w celu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, organizacji wydarzeń, kontaktu z uczestnikami, przekazywania informacji organizacyjnych, potwierdzania udziału oraz dokumentowania i rozliczania realizowanych przedsięwzięć.
Podstawą prawną przetwarzania danych związanych z organizacją udziału w wydarzeniach jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzgodnionego uczestnictwa. W pozostałych przypadkach podstawę może stanowić art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Fundacji związany z organizacją wydarzeń i realizacją działalności statutowej, albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody uczestnika.
Dane osobowe przetwarzane w związku z dokumentowaniem i rozliczaniem projektów finansowanych ze środków publicznych mogą być przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa, umów o dofinansowanie oraz obowiązków związanych z realizacją i kontrolą projektów.
Wizerunek uczestników wydarzeń
Podczas konferencji, warsztatów, szkoleń, spotkań oraz innych wydarzeń organizowanych przez Fundację mogą być wykonywane fotografie, nagrania audiowizualne oraz transmisje internetowe dokumentujące przebieg wydarzeń.
Materiały te mogą być wykorzystywane w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych, w szczególności poprzez publikację na stronie internetowej Fundacji, w mediach społecznościowych oraz w materiałach dotyczących realizowanych projektów.
Przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami RODO oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W przypadkach wymagających zgody Fundacja uzyskuje ją od osoby, której wizerunek dotyczy.
Uczestnicy wydarzeń są informowani o zasadach wykonywania i wykorzystywania zdjęć oraz nagrań, w szczególności podczas rejestracji lub przed rozpoczęciem wydarzenia. Samo podpisanie listy obecności nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku.
3. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych za pośrednictwem formularza kontaktowego jest dobrowolne, jednak niepodanie danych niezbędnych do nawiązania kontaktu, w szczególności adresu e-mail, może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na przesłaną wiadomość.
Podanie danych osobowych oznaczonych jako obowiązkowe w formularzach zgłoszeniowych na konferencje, warsztaty, szkolenia oraz inne wydarzenia organizowane przez Fundację jest niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia i organizacji udziału w wydarzeniu. Niepodanie wymaganych danych może skutkować brakiem możliwości przyjęcia zgłoszenia.
Podanie danych oznaczonych jako opcjonalne, w szczególności nazwy reprezentowanej instytucji, jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość przesłania zgłoszenia.
4. Odbiorcy i dostawcy usług
Dane z formularzy trafiają do panelu administracyjnego strony oraz na adres biuro@ozeon.com.pl. Dostęp mogą mieć upoważnione osoby Fundacji i podmioty świadczące usługi techniczne, w tym dostawca poczty cyber_Folks oraz dostawca hostingu strony, w zakresie niezbędnym do obsługi usług. Dane mogą być udostępniane instytucjom uprawnionym na podstawie prawa lub dokumentacji projektu.
Materiały publikowane na Facebooku i YouTube są przetwarzane również zgodnie z zasadami tych serwisów. Korzystanie z Map Google oraz funkcji dodania wydarzenia do kalendarza Google/Outlook następuje po działaniu użytkownika. Ewentualne transfery danych poza EOG zależą od wybranych usług i stosowanych przez ich dostawców zabezpieczeń; należy sprawdzić je przed publikacją.
5. Okres przechowywania
Dane osobowe przetwarzane przez Fundację Ośrodek Wspierania Ekologii przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz obowiązków wynikających z realizowanych projektów i zawartych umów.
Dane osobowe uczestników konferencji, warsztatów, szkoleń oraz innych wydarzeń organizowanych przez Fundację przechowywane są przez okres niezbędny do organizacji i realizacji wydarzenia, a w przypadku przedsięwzięć finansowanych ze środków zewnętrznych również przez okres wymagany do ich dokumentowania, rozliczenia i archiwizacji, zgodnie z warunkami dofinansowania. W przypadku projektów wymagających pięcioletniej archiwizacji dane objęte tym obowiązkiem przechowywane są przez okres 5 lat od zakończenia projektu, chyba że właściwe przepisy lub umowy przewidują inny okres.
Dane przekazane za pośrednictwem formularza kontaktowego przechowywane są przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji i udzielenia odpowiedzi, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca ich dalsze przechowywanie.
6. Prawa osób
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na warunkach określonych w RODO – prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Fundacja nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na osoby.
7. Cookies i usługi zewnętrzne
Strona internetowa Fundacji Ośrodek Wspierania Ekologii może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do zapewnienia jej prawidłowego, bezpiecznego i sprawnego funkcjonowania. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.
Na stronie mogą być udostępniane treści i funkcjonalności pochodzące od dostawców zewnętrznych, w szczególności materiały wideo z serwisu YouTube, publikacje z serwisu Facebook oraz mapy Google Maps. Korzystanie z tych funkcjonalności może wiązać się z przetwarzaniem danych użytkowników przez dostawców wskazanych usług, zgodnie z obowiązującymi u nich zasadami ochrony prywatności.
Mapa Google Maps jest uruchamiana dopiero po podjęciu odpowiedniego działania przez użytkownika. Funkcja dodawania wydarzeń do kalendarza Google lub Outlook jest aktywowana wyłącznie z inicjatywy użytkownika.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pośrednictwem ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć lub zablokować ich zapisywanie. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie wybranych funkcjonalności strony.
W przypadku wykorzystywania technologii wymagających zgody użytkownika Fundacja zapewnia możliwość jej wyrażenia przed uruchomieniem tych technologii, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
8. Bezpieczeństwo i aktualizacja
Fundacja stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych. Polityka może być aktualizowana w razie zmiany funkcji strony, dostawców usług lub wymogów prawnych. Data aktualizacji powinna być wskazywana przy opublikowanej wersji.